Privātuma politika

1. Datu pārzinis

EASF pakalpojuma (European Accident Statement Form) ietvaros apstrādāto personas datu pārzinis, kura pakalpojums pieejams vietnē easf.eu, ir:

AXG Sp. z o.o.
ul. Graniczna 29
40-017 Katowice, Polija
Reģistrēta Katowice-Wschód rajona tiesā Katovicē, Valsts tiesu reģistra VIII komercnodaļā
KRS: 0000563458
Nodokļu ID: 9542756130
REGON: 361793430
Pamatkapitāls: 5 000,00 PLN
Pārbaudīt KRS ↗

Kontaktpersona personas datu aizsardzības jautājumos: info@easf.eu

2. Apstrādājamo datu apjoms

Pakalpojuma ietvaros mēs apstrādājam šādas personas datu kategorijas:

a) Ceļu satiksmes negadījuma paziņojuma veidlapas dati:

• Vadītāju identifikācijas dati (vārds, uzvārds, dzimšanas datums, vadītāja apliecības numurs)
• Kontaktinformācija (e-pasta adrese, tālruņa numurs, dzīvesvietas adrese)
• Transportlīdzekļa dati (marka, modelis, reģistrācijas numurs, VIN numurs)
• Apdrošināšanas dati (polises numurs, apdrošinātāja nosaukums, zaļās kartes numurs)
• Ceļu satiksmes negadījuma dati (datums, laiks, vieta, reģions, valsts, apstākļi, bojājumi)
• Liecinieku dati (vārds un uzvārds, kontaktinformācija)
• Elektroniskais paraksts
• Negadījuma vietas skice
• Transportlīdzekļa sadursmes punkts diagrammā
• Negadījuma vietas fotogrāfijas (līdz 6 katrā pusē, kopā līdz 12)
• Dokumentu fotogrāfijas (vadītāja apliecība, reģistrācijas apliecība, apdrošināšanas polise vai Zaļā karte) - tikai tad, kad Lietotājs izvēlas neobligāto dokumentu skenēšanas funkciju; tās tiek apstrādātas tikai īslaicīgi datu nolasīšanai un nekad netiek saglabātas Pakalpojumā

b) Kontaktformas dati:

• Vārds un uzvārds
• E-pasta adrese
• Ziņojuma saturs

c) Automātiski apkopotie dati:

• IP adrese
• Pārlūkprogrammas identifikators (user agent)
• Valsts (pamatojoties uz Cloudflare IP ģeolokāciju)
• Laika zīmogi (pirmās un pēdējās piekļuves datumi)

d) Saglabātā profila dati (pēc izvēles, tikai ar jūsu piekrišanu):

• Vadītāja dati (vārds, uzvārds, dzimšanas datums, adrese, vadītāja apliecības numurs un kategorija, apliecības derīgums, tālruņa numurs)
• Transportlīdzekļa dati (marka, modelis, reģistrācijas numurs, reģistrācijas valsts)
• Apdrošināšanas dati (apdrošinātāja nosaukums un adrese, polises numurs)
• Transportlīdzekļa īpašnieka dati - tiek saglabāti tikai tad, ja īpašnieks ir juridiska persona vai ja īpašnieks ir pats vadītājs

3. Apstrādes mērķis un tiesiskais pamats

Personas datus mēs apstrādājam šādiem mērķiem:

• Pakalpojuma sniegšana - kopīga ceļu satiksmes negadījuma paziņojuma sagatavošana un PDF dokumenta ģenerēšana - tiesiskais pamats: nepieciešamība izpildīt līgumu par elektroniskā pakalpojuma sniegšanu (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)
• PDF dokumenta nosūtīšana uz abu dalībnieku norādītajām e-pasta adresēm - tiesiskais pamats: nepieciešamība izpildīt līgumu (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)
• Datu reāllaika sinhronizācija starp abiem negadījuma dalībniekiem - tiesiskais pamats: nepieciešamība izpildīt līgumu (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)
• Kontaktformas pieprasījumu apstrāde - tiesiskais pamats: pārziņa leģitīmās intereses saziņā ar lietotājiem (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)
• Pakalpojuma drošības un pienācīgas darbības nodrošināšana (tehniskie žurnāli, IP adreses) - tiesiskais pamats: pārziņa leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)
• Statistiskā trafika analīze (pēc izvēles, pēc piekrišanas caur sīkfailu baneri) - tiesiskais pamats: lietotāja piekrišana (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts)
• Jūsu vadītāja un transportlīdzekļa datu saglabāšana jūsu kontā, lai iepriekš aizpildītu nākamo paziņojumu - tiesiskais pamats: lietotāja piekrišana (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts), kas dota, atzīmējot neobligātu lodziņu; to jebkurā brīdī var atsaukt
• Automātiska datu nolasīšana no dokumenta fotogrāfijas, lai iepriekš aizpildītu paziņojuma veidlapu (neobligāta dokumentu skenēšanas funkcija) - juridiskais pamats: nepieciešamība līguma izpildei (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts); funkcija tiek aktivizēta tikai pēc Lietotāja iniciatīvas, un fotogrāfija tiek apstrādāta tikai šim vienreizējam nolūkam

4. Datu glabāšanas periods

Personas dati tiek glabāti šādos termiņos:

• Pabeigtās sesijas (negadījuma paziņojuma veidlapa) - ne vairāk kā 12 mēneši no pabeigšanas datuma, pēc tam neatgriezeniski dzēsti
• Nepabeigtās sesijas - automātiski dzēstas pēc 90 dienām neaktivitātes
• Negadījuma vietas fotogrāfijas - glabātas kā sesijas datu daļa Cloudflare D1 datubāzē; piemēro tos pašus glabāšanas termiņus kā iepriekš minētajiem
• Ģenerētie PDF dokumenti - netiek glabāti serverī pēc nosūtīšanas uz dalībnieku e-pasta adresēm
• Kontaktformas dati - ne vairāk kā 6 mēneši no lietas izskatīšanas datuma
• Tehniskie žurnāli - ne vairāk kā 30 dienas
• Saglabātā profila dati - tiek glabāti, līdz lietotājs tos dzēš sadaļā Mans konts (piekrišanas atsaukšana); uz tiem neattiecas sesijas datu 12 mēnešu glabāšanas termiņš
• Dokumentu fotogrāfijas (dokumentu skenēšanas funkcija) - Pakalpojums tās nesaglabā: tās tiek apstrādātas tikai īslaicīgi servera atmiņā nolasīšanas laikā; MI pakalpojumu sniedzējs tās automātiski dzēš ne vēlāk kā 30 dienu laikā

Jebkurā laikā varat pieprasīt savu datu dzēšanu, sazinoties ar pārzini: info@easf.eu.

5. Datu saņēmēji un starptautiskie nosūtījumi

Personas dati var tikt nodoti šādiem saņēmējiem:

• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, ASV) - mitināšana (Cloudflare Pages), datubāze (Cloudflare D1, atrašanās vieta: ES), fotogrāfiju glabātuve (Cloudflare R2), reāllaika apstrāde (Cloudflare Workers un Durable Objects). Cloudflare ir sertificēts saskaņā ar ISO 27001, ISO 27018 un ISO 27701.
• Resend, Inc. (ASV) - e-pasta piegādes pakalpojumu sniedzējs; saņem dalībnieku e-pasta adreses un PDF dokumentu ar abu pušu datiem kā pielikumu.
• Trustpilot A/S (Pilestræde 58, 1112 Kopenhāgena, Dānija) - atsauksmju platforma; tiek izmantota vienīgi, lai uzaicinātu Lietotāju novērtēt Pakalpojumu. Saņem Lietotāja vārdu, e-pasta adresi un sesijas atsauces numuru. Nesaņem PDF dokumentu un nekādus datus par negadījumu. Apstrāde notiek ES/EEZ teritorijā.
• Anthropic, PBC (548 Market St PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) - MI pakalpojumu sniedzējs (Claude API); izmantots tikai tad, kad Lietotājs aktīvi izvēlas MI balstītu funkciju: (a) neobligātā dokumentu skenēšanas funkcija - saņem Lietotāja uzņemto dokumenta fotogrāfiju (vadītāja apliecības, reģistrācijas apliecības, apdrošināšanas polises vai Zaļās kartes) vienreizējai automātiskai datu nolasīšanai veidlapā; Pakalpojums fotogrāfiju nekad nesaglabā, sniedzējs to automātiski dzēš ne vēlāk kā 30 dienu laikā, un tā netiek izmantota MI modeļu apmācībai; (b) maksas MI balstīti papildu pakalpojumi (piemēram, Provizoriskais bojājumu novērtējums) - saņem augšupielādētās negadījuma vietas fotogrāfijas automatizētai bojājumu analīzei. Sertificēts ES-ASV Datu privātuma pamatsistēmas ietvaros.
• OpenAI, L.L.C. (3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA) - MI pakalpojumu sniedzējs (GPT API); var tikt izmantots kā alternatīvs vai papildu sniedzējs maksas MI balstītiem papildu pakalpojumiem. Saņem augšupielādētās negadījuma vietas fotogrāfijas automatizētai bojājumu analīzei. Sertificēts ES-ASV Datu privātuma pamatsistēmas ietvaros.
• Otrs ceļu satiksmes negadījuma dalībnieks - apjomā, kas nepieciešams kopīgā paziņojuma sagatavošanai. Katra puse reāllaikā var redzēt otras puses veidlapas aizpildīšanas progresu un savienojuma statusu (tiešsaistē/bezsaistē). Ģenerētais PDF satur abu pušu datus.

Datu nosūtījumi subjektiem, kas atrodas ASV (Cloudflare, Resend un - tikai Lietotāja izvēlētajām MI balstītajām funkcijām - Anthropic un OpenAI), notiek galvenokārt, pamatojoties uz ES-ASV Datu privātuma pamatsistēmu (Data Privacy Framework - DPF) saskaņā ar Komisijas Īstenošanas lēmumu (ES) 2023/1795 (2023. gada 10. jūlijs) (atbilstības lēmums). Gan Cloudflare, gan Resend ir DPF sertificēti. Kā papildu aizsargpasākums tiek piemērotas arī standarta līguma klauzulas (SCC) saskaņā ar Eiropas Komisijas Īstenošanas lēmumu 2021/914 (2021. gada 4. jūnijs), kopā ar papildu tehniskiem aizsargpasākumiem (šifrēšana pārsūtīšanas laikā un miera stāvoklī).

6. Lietotāja tiesības

Saskaņā ar VDAR jums ir šādas tiesības:

• Tiesības piekļūt datiem (VDAR 15. pants)
• Tiesības labot datus (VDAR 16. pants)
• Tiesības dzēst datus - "tiesības tikt aizmirstam" (VDAR 17. pants)
• Tiesības ierobežot apstrādi (VDAR 18. pants)
• Tiesības uz datu pārnesamību (VDAR 20. pants)
• Tiesības iebilst pret apstrādi, kuras pamatā ir VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (VDAR 21. pants)
• Tiesības jebkurā laikā atsaukt piekrišanu - neietekmējot tās apstrādes likumību, kas veikta pirms atsaukšanas (VDAR 7. panta 3. punkts)
• Tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei - Personas datu aizsardzības biroja priekšsēdētājs (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polija, uodo.gov.pl

Lai izmantotu kādu no iepriekš minētajām tiesībām, lūdzu, sazinieties ar mums: info@easf.eu.

7. Sīkfaili un izsekošanas tehnoloģijas

Pakalpojums izmanto šādus sīkfailu veidus:

• Nepieciešamie (piekrišana nav nepieciešama): administratora sesijas autentifikācijas sīkfails (admin_auth, HttpOnly, Secure, SameSite=Strict, derīguma termiņš 24 stundas). Sīkfailu piekrišanas preferences tiek glabātas pārlūkprogrammas vietējā krātuvē (localStorage).
• Analītiskie (nepieciešama piekrišana): Google Analytics - ja iespējots, iestata _ga, _gat, _gid sīkfailus trafika analīzei. IP adreses tiek anonimizētas (anonymize_ip: true).
• Reklāmas (nepieciešama piekrišana): Google Ads - ja iespējots, iestata _gcl_au, _gcl_aw sīkfailus konversiju izsekošanai.

Piekrišana analītiskajiem un reklāmas sīkfailiem tiek apkopota caur baneri pirmajā apmeklējumā. Savus iestatījumus varat mainīt jebkurā laikā. Detalizētu informāciju skatiet mūsu sīkfailu politikā.

8. Datu drošība

Mēs piemērojam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu personas datu drošību, tostarp:

• Visu savienojumu šifrēšana (HTTPS/TLS)
• Reāllaika datu pārsūtīšanas šifrēšana (WebSocket over TLS)
• Ierobežota piekļuve personas datiem (ar paroli aizsargāts administrācijas panelis)
• Dati glabāti šifrētā Cloudflare D1 datubāzē (atrašanās vieta: ES)
• Fotogrāfiju kompresija un validācija no klienta puses pirms augšupielādes

Pakalpojums darbojas uz Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, ASV) infrastruktūras. Cloudflare ir sertificēts saskaņā ar ISO 27001, ISO 27018 un ISO 27701, kas nodrošina augstākos informācijas drošības, personas datu aizsardzības publiskās mākoņvides resursos un privātuma pārvaldības standartus.

9. Automatizēta lēmumu pieņemšana

Pakalpojums neizmanto automatizētu lēmumu pieņemšanu vai profilēšanu VDAR 22. panta nozīmē. Neviens lēmums attiecībā uz lietotājiem netiek pieņemts tikai ar automatizētiem līdzekļiem. Neobligātā dokumentu skenēšanas funkcija tikai piedāvā veidlapas lauku vērtības; Lietotājs pārbauda un var mainīt katru vērtību pirms paziņojuma parakstīšanas - neviens lēmums attiecībā uz Lietotāju netiek pieņemts automatizēti.

10. Pienākums sniegt datus

Personas datu sniegšana ceļu satiksmes negadījuma paziņojuma veidlapā ir brīvprātīga, taču nepieciešama PDF paziņojuma dokumenta ģenerēšanai. Nepieciešamo datu nesniegšana novērsīs paziņojuma sagatavošanu un pakalpojuma izmantošanu.

Datu sniegšana kontaktformā ir brīvprātīga, taču nepieciešama atbildes sniegšanai uz pieprasījumu.

11. Kontakts

Personas datu aizsardzības jautājumos sazinieties ar mums:

• E-pasts: info@easf.eu
• Kontaktforma pieejama vietnē easf.eu/lv/contact
• Pa pastu: AXG Sp. z o.o., ul. Graniczna 29, 40-017 Katowice, Polija

12. Privātuma politikas izmaiņas

Mēs paturam tiesības mainīt šo privātuma politiku svarīgu iemeslu dēļ, tostarp spēkā esošo tiesību aktu izmaiņu, datu apstrādes apjoma izmaiņu vai drošības pasākumu uzlabošanas dēļ. Par būtiskām izmaiņām lietotāji tiks informēti ar paziņojumu vietnē vismaz 14 dienas pirms jaunās politikas stāšanās spēkā. Ja izmaiņas ietver jaunus apstrādes mērķus vai tiesiskā pamata maiņu, tiks pieprasīta jauna piekrišana, ja to prasa piemērojamie tiesību akti.